教授、学校行政…不回你的邮件?原因在这里

  去新西兰留学读书,永远绕不开的一件事就是“写邮件”,不管大事小事简单事麻烦事,只要需要和教授或者学校沟通的事儿,统统都需要先写邮件,哪怕你想约面谈,也要写邮件约。

  在讲主题前,先要来强调一下

  “使用常规或正式的邮箱名”的重要性

  许多同学可能已经知道,不管是求学还是找工作,都尽可能少用QQ邮箱,这不是因为外国人对QQ有什么偏见,而是因为QQ邮箱通常都用数字作为邮箱名,看起来很难辨认谁是谁,感觉非常的不正规。

  下面让我们步入正题

  邮件的主题尽量简短礼貌,紧扣主题

  比如我们想问作业和期中考试,这封邮件,主题就可以叫——“Homework & Questions about Mid-term Exam”,加标点7个词搞定,确保一行可以显示出来。

  切记,千万【不要】——

  1.在主题打招呼——因为,很多垃圾广告邮件都是以“Hi this is XXX …”作为主题的,教授可能看都不看直接删了…

  2.用“Urgent!”——紧急等不礼貌的语气;

  3.主题带各种符号——太不严肃;

  4.主题太长——一行显示不下,啰里八嗦;

  5.无主题——学校和教授一般不会留意无主题的文件,而且这也显得写信人的潦草和马虎。

  邮件开头称呼,尽量具体

  通常情况下,教授都比较喜欢严谨且有礼貌的称呼,越具体越好。

  一般会写“Dear Professor + 教授的姓”,而不是To Whom It May Concern,如果教授的头衔不是Professor,而是Dr. 或者别的,换成相关正确的头衔就好了,头衔一般可以在学校官网查到。

  如果刚入学还不记不清教授的姓名或者不知道学校相关部门员工的名字,也可以用比较通用的Dear Sir/Madam或Dear officer来代替。

  邮件正文,清晰简洁

  邮件正文建议不要超过三段。教授每天要阅读很多的来信,内容过于繁琐冗长本能地让人反感。

  在邮件的最开头,记得简单打招呼。

  然后重点,写出你的姓名、专业、学号,尤其是给学校公关部门写信的时候,比如你要换课程,却没有写清楚自己的身份,收信的老师不知道你是谁,也就无法帮你处理邮件中的事情。

  任何你想仔细说说的细节都放在第二段。

  任何你想做的事情、想问的问题、不管是理由也好、解释也好…你想说的重点都放在这一段内。

  如果问题比较多,要罗列清楚,也可以把问题标出序号。

  切记多用礼貌的问句,提出任何请求的时候都决不能用“I want”,一定要用 “May I”、 “Could I”、 “Would it be possible”或者 “I was wondering if” 这种超温柔的语气。

  最后要表达感谢,外加再简单的寒暄一下。

  比如,很感谢您花时间看我的邮件,期待您的回信等等。最后的签名也很重要。每封邮件最后都要感谢对方抽出时间来帮助你,并以“Best Wishes, Regards”来结尾。 最后署上你的全名,尽量不要用昵称。

  其他校内邮件小tip:

  1.邮件不要都用大写字母来写,因为这是一种在邮件中表达愤怒或者其他强烈感情的方式,会给收件人一种咆哮体的感觉;

  2.邮件发送之前,注意再次检查拼写、标点符号和语法错误;

  3.如果当天没有收到回复,不要过于频繁的追着问,给教授和工作人员一点时间,如果几天都还是没有收到回信,可以再发邮件询问,但不要鲁莽的直接问“你收到我上封邮件了吗”,要委婉的表达“您最近好嘛,在上周的邮件里提到的问题我还是很希望得到您的建议”等等;

  4.最后,收到回复,记得回个谢谢哦~

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[教授、学校行政…不回你的邮件?原因在这里] 文章生成时间为:2021-03-13 00:44:45

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